(3/7) Deine Effektivität 2023 – „Erste Dinge an die Erste Stelle setzen“

Was steht für Dich in Deinem Leben an der ersten Stelle? Musst du Erledigungen machen, die nur Zeitfresser sind oder hast an allem eine Freude?

In der neuen Ausgabe des Blogs von „Lebenswert TV“ schreibe ich heute darüber, wie wir erkennen, was wirklich wichtig ist, um schließlich mit Fokus einen besseren Lebenswert zu erreichen.

Wenn wir uns vorstellen, wie das Endergebnis ausschauen soll, kommt als weiterer Schritt hinzu, sich auf die dazu passenden Aktivitäten zu konzentrieren.

Vor zwei Wochen haben wir den Anfang mit der persönlichen Vision gemacht, mit dem Prinzip „proaktiv sein“. Nachdem wir nun vergangene Woche über das Prinzip „das Ende bereits zu Beginn vor sich sehen“ für persönlichen Leadership gesprochen haben, schließen wir heute die drei Prinzipien für „privaten Sieg“ ab. Und zwar mit dem persönlichen Management, also die geeigneten Prioritäten zu setzen.

In seinem Buch „The 7 Habits of Highly Effective People“  stellt Stephen R. Covey in Bezug auf das persönliche Management die beiden folgenden Fragen:

1. „Welche eine Sache könntest du tun (etwas, das du noch nicht tust), die, wenn du sie regelmäßig machen würdest, einen enorm positiven Unterschied in deinem persönlichen Leben bewirken würde?
2. Welche eine Sache könntest du in deinem Geschäft oder in deinem Berufsleben tun, die ähnliche Ergebnisse bringen würde?

Der geübte unabhängige Wille, der prinzipienorientiert macht, dient dazu, „Erste Dinge an die Erste Stelle zu setzen“. Das ist die s.g. zweite Erschaffung als Folge auf „proaktiv sein“ und „das Ende bereits zu Beginn sehen“.

Das Ausmaß bzw. die Qualität des unabhängigen Willens hängt von der persönlichen Integrität ab. Damit ist gemeint, welchen Wert wir uns selbst beimessen und ob wir den Verpflichtungen, die wir uns selbst gegenüber eingegangen sind, nachkommen. Das zu tun, was wir sagen, das gehört zur Charakter-Ethik und ist Essenz von proaktivem Wachstum.

• Im Leadership wird festgelegt, welche „Ersten Dinge an die Erste Stelle zu setzen“ sind.
• Im Management werden diese Dinge dann umgesetzt.

Die Herausforderung im täglichen Tun liegt nach Stephen R. Covey darin, dass wir uns selbst managen. Daraus folgt, dass wir Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden lernen, um zu entscheiden, und uns dabei gleichzeitig anstelle von dringenden Aufgaben den nicht dringenden widmen.

• Klingt im ersten Moment nicht ganz nachvollziehbar, oder?
• Vor allem dann, wenn wir bedenken, dass Wichtigkeit mit Ergebnissen zu tun hat, also zu deiner Mission, deinen Werten und Zielen mit hohen Prioritäten beiträgt, oder?

Natürlich müssen genauso Krisen bewältigt, drückende Probleme gelöst und stichtagsbezogene Projekte abgeschlossen werden. Gleichzeitig sind folgende Themen bzw. Aktivitäten zu beachten, denn Krisen können so eventuell sogar vermieden werden:

• Vorbeugung
• Eigene Aktivitäten
• Beziehungsaufbau
• Neue Möglichkeiten erkennen
• Planung und Entspannung

Wie Stephen R. Covey meint, betrifft das uns alle, unabhängig davon ob Universitätsstudent, Fließbandarbeiter, Hausbauer, Modedesigner oder Präsident eines Unternehmens. Dabei besonders eben die Proaktivität zu kultivieren, anstatt alles auf sich zukommen zu lassen, denn 80 % der Ergebnisse entsprechen 20 % der Aktivitäten.

• Womit lässt sich nun eventuell dringend und wichtig vermeiden?

Der Autor führt dazu aus, dass „Nein“ zu sagen hierbei entscheidend ist, und weist darauf hin, dass dringend gut ist, aber davon abhalten kann, das Beste zu erreichen, einen einzigartigen Beitrag zu leisten.

• Wie das Management funktioniert, folgt demnach dem eigenen Leadership!

Stephen R. Covey beschreibt die Manager der 3. Generation und bringt sie mit einem bedeutenden Fortschritt in Verbindung, und zwar mit dem Klarstellen ihrer Werte und dem Zielesetzen, wozu tägliche Planung und das Priorisieren von Aktivitäten zählen. Damit einen Weg hin zu wichtig und nicht dringend zu gehen.

Da wir über wichtig und dringend sprechen, fällt mir nun noch folgende Frage ein:

• Willst du immer nur Feuerwehr spielen müssen, damit alles rechtzeitig fertiggestellt und erledigt ist?

Die wichtigen und nicht dringenden Aktivitäten befinden sich im s.g. II. Quadranten, für welchen nach Stephen R. Covey 6 Kriterien – vereinfacht dargestellt – benötigt werden:

1. Stimmigkeit – Harmonie, Einheit und Integrität zwischen deiner Vision und Mission, deinen Rollen und Zielen usw.
2. Ausgeglichenheit – In deinem Leben, um bspw. deine verschiedenen Rollen zu identifizieren und klar vor Augen zu haben.
3. Fokus auf Quadrant II – Verwende ein Tool, dass dich ermutigt, dich motiviert und dich unterstützt, dass du hierin die Zeit verbringst, die du benötigst.
4. Ein Maß für „Menschen“ – Klingt vielleicht etwas eigenartig, aber als führende Person, die prinzipienorientiert ist, ist ebenso notwendig effizient zu sein, um Ziele doch noch zu erreichen und keine Schuldgefühle zu erzeugen.
5. Flexibilität – Die Planung soll als Instrument dein Diener und nicht dein Meister sein, deinem Typus entsprechen.
6. Beweglichkeit – Du sollst dein Instrument – einfach gesagt – überall mit hinnehmen können, um bspw. das eigene Mission-Statement neu zu überdenken oder neue Möglichkeiten in Betracht zu ziehen.

Mit diesen 6 Kriterien bezieht sich Stephen R. Covey meinem Verständnis nach auf die Arbeitsweise der Manager der 4. Generation, und dazu gehören schließlich – kurz ausgeführt – die 4 folgenden Aktivitäten:

1. Die Rollen identifizieren – Als erste Aufgabe die wichtigsten Schlüsselrollen des eigenen Lebens aufschreiben, beruflich und privat gesehen.
2. Ziele auswählen – Als zweiten Schritt eines oder zwei wichtige Ergebnisse für die nächsten 7 Tage bestimmen, beruflich und privat.
3. Planen – Mit den Zielen im Kopf den Kalender zur Hand nehmen und die erforderlichen Aktivitäten eintragen. Wie ich seit 9. Januar dieses Jahres mir nun selbst ganz klar bestätigen konnte, können speziell vielmehr private Pläne umgesetzt werden, wenn diese einen Platz im Kalender finden.
4. Tägliches Anpassen – Durch die wöchentliche Organisation, erfolgt nur mehr eine Anpassung des täglichen Plans, unter Berücksichtigung der Prioritäten, unvorhergesehener Ereignisse, Beziehungen und Erfahrungen auf eine bedeutungsvolle Art und Weise.

Die persönliche Mission ist schließlich grundlegend, um die zu priorisierenden Aktivitäten zu identifizieren, um nicht in eine falsche Richtung unterwegs zu sein. Der Effekt ist nach Stephen R. Covey, dass der Anstieg der kompletten Wochenziele an einen breiteren Rahmen von korrekten Prinzipien und dem persönlichen Mission-Statement gebunden ist. Umso größer der Anstieg, umso größer die Effektivität.

Wenn wir heute darüber sprechen „Erste Dinge an die Erste Stelle zu setzen“, dann ist dabei gemeint, das „Programm laufen zu lassen“, es „zu leben“, denn wir haben einen freien Willen, um zu handeln, eigene Disziplin, Integrität und Verpflichtung zu zeigen. Wie schon angesprochen, sind hierbei korrekte Prinzipien sowie ebenso unsere tiefsten Werte im Fokus, die Bedeutung und Kontext zu unseren Zielen, Kalendern und Leben herstellen.

Der Fortschritt im Selbst-Management von der 3. hin zur 4. Generation zeigt sich in den folgenden 5 Punkten:

1. Orientiert sich an Prinzipien
2. Wird vom Bewusstsein gelenkt
3. Definiert deine einzigartige Mission inklusive Werte und langfristige Ziele
4. Hilft dir bei der Balance deines Lebens durch die Identifikation deiner Rollen
5. Zeigt dir einen größeren Zusammenhang durch wöchentliche Organisation

Ein entscheidender Punkt für die Effektivität, das ist das Delegieren von Aufgaben. Wie ich früher in einem Beitrag bereits angesprochen habe, und das vermittelt auch Stephen R. Covey, stellt sich immer die Frage, welche Aufgaben selbst erledigt werden sollen oder nicht.

• Demnach führt Delegation an – einfach gesagt – spezialisierte Personen sehr wahrscheinlich zu einer verbesserten Effektivität, welche kraftvoll und hochwirksam für Aktivitäten ist.

Ein Beispiel für Delegation ist die s.g. „Stewardship Delegation“, deren Ausrichtung sich auf Resultate anstelle von Methoden bezieht. Dabei gilt es, ein volles Verständnis für die folgenden 5 Bereiche zu haben:

1. Gewünschte Ergebnisse – Was soll genau erreicht werden?
2. Richtlinien – Rahmenbedingungen, innerhalb derer gearbeitet werden soll
3. Ressourcen – Arbeitskräfte, finanzielle Mittel, technische Ausstattung und aus der Organisation
4. Verantwortlichkeit – Welcher Standard wird für die Leistung erwartet und wie erfolgt die Messung?
5. Auswirkungen – Welche Folgen ergeben sich in negativer und positiver Hinsicht aus Punkt 4?

Wie Stephen R. Covey weiter anführt, ist Vertrauen die größte Form der menschlichen Motivation. Und wenn delegierte Tätigkeiten effektiv gemacht werden, bedeutet das einen Wachstum für die Person sowie für die Organisation.

Abschließend für heute betrachten wir nun noch 7 Tipps für die Anwendung des II. Quadranten, wieder kurz ausgeführt:

1. Eine Aktivität identifizieren, die du bisher vernachlässigt hast, jedoch einen signifikanten Einfluss auf dein Leben hat, beruflich und privat.
2. Erstelle eine Management-Matrix, die dir zeigt, wie viel Zeit du in den Quadranten I bis IV verbringst. Teile in weiterer Folge die kommenden 3 Tage in 15-Minuten-Intervalle ein.
3. Erstelle dir eine Liste mit Verantwortlichkeiten, die sich von dir delegieren oder jemandem antrainieren lassen.
4. Organisiere deine nächste Woche. Starte dabei mit deinen Rollen und Zielen, um in weiterer Folge einen Aktionsplan zu erstellen. Mache am Ende der Woche einen Rückblick darauf, was du alles umsetzen konntest.
5. Verpflichte dich selbst, wöchentlich zu planen, und das zu einer bestimmten Zeit.
6. Verwende ein Tool der Manager der 4. Generation.
7. Gehe durch „einen Quadrant II Tag im Büro“, die Anleitung dazu findest sich im Buch „The 7 Habits of Highly Effective People“ wieder.

Wünsche dir eine umsetzungsfreudige und erfolgreiche Zeit und lade dich ein freitags in meinen Podcast auf iTunes, Spotify, Stitcher, TuneIn oder Amazon Music hineinzuhören.

Alles Liebe

Stefan Josef